Déclaration de confidentialité et de respect de la vie privée

La présente déclaration de confidentialité régit le traitement des données à caractère personnel par LegalDirect SRL (ci-après « LegalDirect »), dont le siège social est situé à te 3010 Leuven, Martelarenlaan 32, inscrite à la BCE et au registre de la TVA sous le numéro BE0598.711.120 , et dont les avocats sont inscrits au barreau de Leuven, adresse email info@legaldirect.be, URL https://www.legaldirect.be.

À moins qu’il n’en soit autrement stipulé, LegalDirect est la responsable des données à caractère personnel que nous collectons et auxquelles s'applique la présente déclaration de confidentialité.

La présente déclaration de confidentialité se situe dans le cadre du Règlement Général sur la Protection des Données du 24 mai 2016 relatif à la protection de la vie privée dans le traitement des données à caractère personnel et de la loi du 30 juillet 2018 relative à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel, et explique quelles sont les données à caractère personnel que nous collectons et la manière dont nous les utilisons. Veuillez lire attentivement la présente déclaration de confidentialité, car elle contient des informations essentielles sur la manière dont vos données à caractère personnel sont traitées.

Nous respectons par la présente votre vie privée et vos droits de contrôler vos données personnelles.
 

1. Données à caractère personnel

En tant que responsable du traitement, nous traitons les données que vous nous fournissez volontairement lors d'une demande d'informations, de la fixation d'un rendez-vous, d'une navigation sur le site internet, d'une demande effectuée via le site internet ou lors d'un événement de networking, dans le cadre d'une coopération que nous entamons ou certaines données à caractère personnel pouvant être nécessaires à l'exécution du contrat. La présente déclaration de confidentialité concerne donc les visiteurs de notre site web, nos clients, nos fournisseurs et autres contacts (réseau). Elle ne s'applique pas au traitement des données personnelles qui doivent rester strictement confidentielles dans le cadre du secret professionnel des avocats (voir ci-dessous).

Plus précisément, nous pouvons traiter les données à caractère personnel suivantes : prénom, nom, adresse électronique, adresse, numéro de registre national, date de naissance, numéro de téléphone, données de l'entreprise, informations concernant la facturation ou le paiement et des informations sur le contenu du dossier.

En outre, nous collectons automatiquement des données sur l'utilisation, l'accès ou l'interaction avec notre site internet au moyen de cookies (tels que Google Analytics) et de technologies similaires, entre autres, afin de surveiller le fonctionnement du site internet ou dans le but de détecter les fraudes et/ou les violations de la sécurité, au moyen d'adresses IP et de données du navigateur. 

Enfin, nous pouvons recevoir des informations vous concernant provenant d'autres sources, notamment de tiers, tels que des partenaires avec lesquels nous proposons conjointement des services ou menons des activités de marketing. Nous pouvons également recevoir des informations vous concernant provenant de plateformes de médias sociaux (Facebook ou LinkedIn), par exemple lorsque vous interagissez avec nous sur ces plateformes. Nous protégeons les données que nous recevons de tiers de la même manière que celle décrite dans la présente déclaration de confidentialité.
 

2. Protection et conservation 

Nous prenons le traitement de vos données personnelles très au sérieux et essayons de prendre les mesures techniques et organisationnelles nécessaires pour protéger aux mieux vos données personnelles et pour empêcher le vol, l'utilisation abusive ainsi que l'accès, la divulgation, la modification et la destruction non-autorisés de vos informations.

Nos mesures comprennent les éléments suivants :

• la formation des employés ;
• des contrôles administratifs et techniques pour limiter l'accès aux données personnelles à ce qui est nécessaire (mots de passe, certificats numériques)
• les mesures de sécurité techniques, notamment les pare-feu, le cryptage et les logiciels anti-virus
• blocage de l'accès au login en cas de perte ou de vol des appareils
• e-monitoring ;
• Des mesures de sécurité physique, telles qu'un système d'alarme, des classeurs verrouillés, une politique de nettoyage des bureaux, .... pour assurer la sécurité dans nos locaux au mieux de nos capacités.

Nous vérifions régulièrement nos systèmes pour détecter d'éventuels risques de sécurité et attaques en matière de sécurité. Cependant, nous ne pouvons garantir entièrement la sécurité des informations que vous transmettez. En cas d'infraction éventuelle, nous réagirons de manière rapide et les parties impliquées seront informées. LegalDirect ne peut toutefois pas être tenue responsable des dommages directs, indirects ou consécutifs, ni du manque à gagner, causés par l'utilisation incorrecte ou illégale des données à caractère personnel par un tiers.

Les données personnelles collectées sont stockées et traitées en Belgique, à notre siège social ou à une succursale supplémentaire, sur un serveur externe à notre siège social ou auprès de prestataires de services externes, également établis en Belgique ou en Europe. Certaines des données personnelles collectées sont stockées et traitées par des outils dont les serveurs se trouvent en dehors de l'Espace économique européen. Si les données sont détenues par des prestataires externes disposant de serveurs en dehors de l'Espace économique européen, LegalDirect suppose qu'un niveau de protection équivalent à celui de l'Union européenne est appliqué au traitement de ces données. À cette fin, lorsque vos données personnelles sont transférées vers des pays situés en dehors de l'Espace économique européen, des garanties appropriées telles que les clauses contractuelles types avec des garanties supplémentaires et les décisions d'adéquation peuvent être utilisées si nécessaire.

Les données collectées sont uniquement transférées du site web au serveur via une connexion sécurisée.
 

3. Accès et transfert à des tiers

Afin de pouvoir traiter vos données à caractère personnel, nous accordons l'accès à nos collaborateurs ou préposés, que ce soit sur une base indépendante ou non. Nous garantissons toutefois un niveau de protection équivalent en appliquant à ces collaborateurs et préposés des obligations contractuelles similaires à la présente Déclaration de confidentialité.

Les données à caractère personnel que vous fournissez ne seront pas vendues ni partagées avec des tiers,  sauf dans le cadre de l’exécution du contrat et des tâches qui nous sont confiées, et dans le cadre de notre collaboration avec des fournisseurs externes (y compris des outils pratiques) qui effectuent des services pour nous, tels que le traitement des données de facturation et de paiement, l'enregistrement du temps, la communication par courrier électronique, l'administration, la comptabilité, la gestion du site internet et de son système, les prestataires de services techniques externes, les entreprises informatiques et les agences de communication.

Toutefois, nous ne partagerons vos données à caractère personnel que si cela est nécessaire, par exemple pour fournir les services auxquels vous avez consenti ou qui relèvent de nos tâches, et uniquement avec des prestataires de services travaillant en notre nom aux fins décrites dans la présente Déclaration de confidentialité. Dans ce cas, vos données à caractère personnel seront donc partagées avec ces partenaires, mais uniquement pour l'exécution de services au nom et sur ordre de LegalDirect.

En outre, et uniquement dans la mesure où cela est requis par la loi ou strictement nécessaire à l'exécution des services ou à la protection de nos droits ou des droits des tiers qui nous sont liés ou de nos clients, nous fournissons vos données à caractère personnel aux instances chargées de l'application de la loi, aux organismes d'enquête, à nos sociétés liées ou dans le cadre de procédures judiciaires, y compris la réorganisation (judiciaire), la faillite ou la cession. Dans la mesure où cela est possible et pertinent, nous essaierons toujours de vous informer à l'avance d'un éventuel transfert.

Enfin, le site internet de LegalDirect utilise des plug-ins de marketing ou de publicité, comme par exemple Meta (Facebook), Microsoft (LinkedIn) et Google Analytics. En installant ces plug-ins, vos données à caractère personnel peuvent être collectées et transmises à ces tiers. Conformément à l'article 26 du Règlement général sur la protection des données du 24 mai 2016 relatif à la protection de la vie privée dans le traitement des données à caractère personnel, LegalDirect est la responsable du traitement des données avec ces tiers. Pour connaître les droits et obligations de chaque responsable du traitement des données, nous renvoyons aux déclarations de confidentialité respectives de Microsoft, Meta et Google disponibles sur :  

• Déclaration de confidentialité Microsoft : https://www.linkedin.com/legal/privacy-policy
• Déclaration de confidentialité Meta : https://www.facebook.com/about/privacy/
• Déclaration de confidentialité Google : https://policies.google.com/privacy?hl=nl

4. Cookies

En utilisant le site internet de LegalDirect, des cookies peuvent être placés sur le disque dur de votre appareil. Pour de plus amples informations à propos des cookies utilisés, nous vous renvoyons à notre Politique en matière de cookies.

En tant qu'utilisateur du site internet, il vous sera demandé de donner votre consentement au chargement de certains cookies. Ce consentement peut être donné par le biais d’une barre en bas ou en haut du site internet, qui renvoie à notre Politique en matière de cookies pour de plus amples informations. Cependant, la navigation sur le site internet ne sera pas empêchée.
 

5. Finalités du traitement 

a. Gestion des clients et gestion des fournisseurs

Les données personnelles collectées en notre qualité de responsable de traitement sont utilisées pour nos services, la gestion, l'exécution et le règlement de votre demande ou requête d'information ou dans le cadre d'une coopération (exécution, facturation, paiement, etc.). 
D'autres données personnelles sont traitées pour la gestion de nos clients et partenaires.
Enfin, nous traitons également les données des contreparties dans le cadre de l'exécution de nos missions (communication dans les dossiers, procédures judiciaires, etc.).

b. Marketing direct 

LegalDirect peut également utiliser vos données pour vous envoyer des informations et des offres commerciales, pour vous informer et vous contacter à propos du marketing et de la publicité, et pour vous fournir des informations sur les événements ou les sessions d'information et les services que nous offrons. En fonction du type de communication, nous pouvons vous contacter par courrier électronique, par téléphone, par lettre et/ou sur nos canaux de médias sociaux.    

c. Site internet et cookies 

Les cookies sont également utilisés pour garantir votre accès au site internet et pour assurer la bonne fonctionnalité du site en vous informant des mises à jour, des nouvelles fonctionnalités, etc. 

d. Protection, règlement des litiges et conformité à la législation 

Enfin, nous voulons assurer la sécurité et la sûreté nécessaires et les données peuvent également être utilisées dans le cadre du règlement des litiges et pour se conformer à la législation telle que, entre autres, la loi du 18 septembre 2017 relative à la prévention du blanchiment d'argent et du financement du terrorisme et à la restriction de l'utilisation d'argent liquide (la loi sur la prévention du blanchiment d'argent). 
En vertu de la loi sur la prévention du blanchiment d'argent, un certain nombre d'obligations sont imposées à LegalDirect concernant, entre autres, l'identification de ses clients et des bénéficiaires finaux des clients.  LegalDirect doit donc vérifier l'identité de ses clients au moyen d'un ou plusieurs éléments de preuve ou de sources d'information fiables et indépendantes qui peuvent confirmer ces informations, dont une copie est faite sur papier ou sur un support de données électronique. Si vous êtes une personne politiquement exposée au sens de la législation applicable ou un membre de la famille directe ou un associé d'une telle personne politiquement exposée, vous devez également en informer LegalDirect. LegalDirect peut donc utiliser les informations que vous fournissez pour se conformer à ses obligations légales en vertu de la loi sur la prévention du blanchiment d'argent.
 

6. Bases légales

Les données à caractère personnel collectées sont traitées sur base de l'article 6.1.a (consentement), de l'article 6.1.b (nécessaire à l'exécution d'un contrat), de l'article 6.1.c (nécessaire au respect d'une obligation légale incombant au responsable du traitement) et de l'article 6.1.f (intérêts légitimes) du Règlement général sur la protection des données, par exemple pour fixer un rendez-vous, fournir nos services, vous inviter à nos séances d'information et à nos événements, vous fournir des informations commerciales ou à des fins administratives, de détection des fraudes ou juridiques.

Compte tenu des finalités du traitement telles que décrites ci-dessus, le traitement des données à caractère personnel aux fins : 

1. de la gestion des clients et de la gestion des fournisseurs se fera sur le fondement de l’article 6.1.b du RGPD (nécessaire pour l’exécution du contrat). Nous recevrons certaines données personnelles directement du client/partenaire/contrepartie, tandis que d'autres seront recherchées à l'aide des outils mis à notre disposition à cet effet (registre national, cadastre, UBO, journal d'État, Graydon, etc.)
2. du marketing direct se fera sur le fondement de l’article 6.1.a (consentement) et sur le fondement de l’article 6.1.f (intérêts légitimes).
3. du site internet et des cookies se fera sur le fondement de l’article 6.1.a (consentement) et sur le fondement de l’article 6.1.f (intérêts légitimes). Dans la mesure où ce traitement est fondé sur le consentement, vous pouvez donner ledit consentement en cochant la case dans une barre située en bas du site internet.
4. de la sécurité, du règlement des litiges et du respect de la loi se fera sur le fondement de l'article 6.1.c (nécessaire pour se conformer à l'obligation légale incombant au responsable du traitement) et sur le fondement de l'article 6.1.f (intérêts légitimes) pour exercer notre droit de défense.

Si vos données sont traitées sur la base du consentement, la présente Déclaration de confidentialité et le système d'opt-in utilisé garantissent que vous pouvez donner votre consentement librement, explicitement, sans ambiguïté, activement et en toute connaissance de cause.

Si vous nous soumettez des données personnelles de tiers (directement ou indirectement), par exemple via le site web de LegalDirect, il vous incombe de vous assurer que vous disposez déjà d'une base juridique vous permettant de traiter ces données personnelles de ce tiers. Cela peut être le cas, par exemple, si vous avez un contrat avec ce tiers et que le traitement des données est nécessaire à l'exécution de ce contrat (art. 6.1.b RGPD). 

Ce qui précède implique également que vous agissez en tant que contrôleur de données pour ces données personnelles de tiers et que vous acceptez les obligations et la responsabilité correspondantes. En conséquence, vous indemniserez pleinement LegalDirect en cas de litige, de réclamation ou de demande d'indemnisation avec/par le tiers dont les données personnelles ont été traitées. En effet, cette affaire implique le traitement de données personnelles de tiers qui ont été communiquées par vous à LegalDirect en violation du Règlement général sur la protection des données du 24 mai 2016 relatif à la protection de la vie privée dans le traitement des données à caractère personnel et de la loi du 30 juillet 2018 relative à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel.
 

7. Secret professionel

En principe, LegalDirect doit informer toute personne concernée de l'existence d'un traitement de données personnelles. Il existe toutefois des exceptions à ce principe. Il n'y a pas d'obligation d'information si les données personnelles doivent rester confidentielles en vertu du secret professionnel.
 

8. Durée de conservation

Nous nous engageons à ne pas conserver les données personnelles qui nous sont confiées plus longtemps que nécessaire aux fins décrites ci-dessus.

En fonction de la finalité du traitement, les données personnelles traitées en notre qualité de responsable de traitement seront conservées pendant 1 à 10 ans après la conclusion d'une mission. Toutefois, certaines données seront conservées pendant une période plus longue afin de répondre aux exigences légales et comptables, entre autres. Après cette période, nous supprimerons irrévocablement les données.
 

9. Droits et plaintes de l’utilisateur

En tant que personne concernée, vous avez le droit à tout moment de consulter et d'accéder aux données à caractère personnel que nous traitons en tant que responsable du traitement, de recevoir une copie de ces données, et de corriger ou faire corriger les données incorrectes ou incomplètes, de faire transférer les données, de limiter le traitement des données ou de faire supprimer les données.

Nous n'utilisons pas de données traitées exclusivement par des moyens automatisés (tels que le profilage).

Étant donné que le traitement des données à caractère personnel est également fondé sur l'article 6.1.a du RGPD (consentement), vous avez également le droit de révoquer à tout moment le consentement donné. Toutefois, veuillez noter que vous ne recevrez plus d'informations pertinentes si vous ne consentez pas au traitement de certaines données à caractère personnel.

Vous pouvez exercer ces droits précités en nous informant par courriel à l'adresse suivante : info@legaldirect.be. Vous pouvez également nous joindre à cette adresse électronique si vous avez une question ou une plainte.

Une plainte officielle peut être déposée auprès de l'Autorité de protection des données : rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles, tél. +32 (0)2 274 48 00, fax +32 (0)2 274 48 35, courriel : contact@apd-gba.be.
 

10. Modifications

Si nécessaire, nous pouvons modifier ou mettre à jour la présente Déclaration de confidentialité afin de refléter les modifications apportées au site internet et les commentaires de nos utilisateurs. Si des changements importants sont apportés à la manière dont nous utilisons ou traitons vos données à caractère personnel, nous vous en informerons en publiant un avis sur les changements avant leur entrée en vigueur ou en vous envoyant directement un message. Nous vous conseillons de consulter régulièrement la présente Déclaration pour en savoir plus sur la manière dont nous utilisons et protégeons vos informations.
 

11. Contact

Pour de plus amples informations, des questions ou des commentaires concernant notre Déclaration de confidentialité ou notre Politique de confidentialité, veuillez contacter info@legaldirect.be et consulter https://www.legaldirect.be.

Louvain, Mai 2022