Vous travaillez avec des sous-traitants ? Respectez la nouvelle obligation de diligence et évitez d'être tenu responsable par le biais de la responsabilité en chaîne pour leur éventuelle occupation illégale.

Depuis le 1er janvier 2026, des règles plus strictes s'appliquent dans les secteurs de la construction, du nettoyage, de la viande et de la livraison de colis. La manière dont vous, en tant que donneur d'ordre ou entrepreneur, évitez la responsabilité en cas d'occupation illégale par des (sous-)traitants a fondamentalement changé. Là où auparavant une déclaration écrite suffisait, vous devez maintenant satisfaire à une obligation de documentation étendue.

Responsabilité en chaîne : principe de base et objectif

La responsabilité en chaîne signifie que chaque maillon de la chaîne d'entrepreneurs (tant le donneur d'ordre, l'entrepreneur principal que le sous-traitant) peut être tenu responsable de l'occupation illégale de ressortissants de pays tiers (ressortissants de pays situés en dehors de l'Espace économique européen et de la Suisse) en tant que travailleur salarié ou indépendant, qui a lieu plus bas dans la chaîne.

L'introduction législative de cette responsabilité en chaîne vise à lutter contre la fraude sociale et le dumping social et à combattre la concurrence déloyale.

Dans la pratique, on était confronté à des cas de « détachement abusif » de ressortissants de pays tiers qui, employés par un employeur d'un autre État membre de l'UE, étaient détachés en Belgique sans séjour valable ou autorisation valable en matière de droit du travail. Dans ces cas, la preuve d'assujettissement à la sécurité sociale dans cet État membre de l'UE s'avérait souvent falsifiée.

Le durcissement actuel vise en particulier à lutter contre les constructions qui ont été mises en place pour échapper à la responsabilité de l'occupation illégale de ressortissants de pays tiers.

Quels sont les risques ?

En tant que maillon de la chaîne, vous pouvez être sanctionné pénalement dans tout secteur, secteur à risque ou non, par une peine d'emprisonnement de six mois à trois ans et/ou une amende de 4.800 EUR à 48.000 EUR, multipliée par le nombre de ressortissants de pays tiers concernés (avec un maximum de 100).

Pour qui s'applique ce régime ?

Le régime s'applique à toutes les personnes physiques et morales (belges ou étrangères) qui exercent des activités dans la Région flamande en qualité de :

• donneur d'ordre professionnel : toute personne qui, dans le cadre de son activité économique ou professionnelle, donne ordre d'exécuter ou de faire exécuter des activités moyennant rémunération ;
• entrepreneur (principal) : toute personne qui s'engage à exécuter (ou faire exécuter) des activités directement pour un donneur d'ordre moyennant rémunération ; ou
• entrepreneur intermédiaire : tout sous-traitant qui occupe une position intermédiaire dans la chaîne d'entrepreneurs, vis-à-vis des sous-traitants qui viennent après lui dans la chaîne.

Si vous, en tant que donneur d'ordre-personne physique, faites appel à un entrepreneur exclusivement à des fins privées, vous êtes en dehors du champ d'application, sauf si vous étiez préalablement au courant de l'occupation illégale.

Le nouveau régime à partir du 1er janvier 2026 : qu'est-ce qui change ?

Pour tous les secteurs : la déclaration écrite reste applicable

Quel que soit votre secteur, si vous souhaitez éviter les sanctions pénales, vous devez recevoir une déclaration écrite de votre (sous-)traitant direct préalablement aux travaux.

Celle-ci peut prendre la forme d'une déclaration sur l'honneur distincte ou être incluse comme clause dans le contrat d'entreprise. Dans cette déclaration, votre (sous-)traitant confirme ne pas occuper ou ne pas avoir l'intention d'occuper des ressortissants de pays tiers en séjour illégal et ne pas exercer d'activité professionnelle indépendante sans être autorisé ou habilité à un séjour de plus de trois mois ou à s'établir en Belgique.

Nouveau depuis le 1er janvier 2026 : obligation de diligence étendue pour les secteurs à risque

C'est la modification la plus importante. Si votre (sous-)traitant direct est actif dans l'un des quatre secteurs à risque ci-dessous, une déclaration écrite ne suffit pas. Vous devez en outre satisfaire à une obligation de diligence étendue en demandant, contrôlant et conservant des documents spécifiques.

De quels secteurs à risque s'agit-il ?

1. Le secteur de la construction (travaux en état immobilier et livraison de béton prêt à l'emploi)
   • Exception : L'obligation de diligence ne s'applique pas aux travaux de moins de 30.000 EUR HTVA, exécutés par un seul entrepreneur OU aux travaux de moins de 5.000 EUR HTVA, impliquant un seul sous-traitant.
2. Le secteur du nettoyage (nettoyage et/ou entretien de biens immobiliers)
   • Exception : idem que pour le secteur de la construction.
3. Le secteur de la viande (abattage, découpe et préparation de viande)
4. Le secteur des services de livraison de colis (livreurs de colis dans le cadre de services postaux)
   • Exception : L'obligation de diligence ne s'applique pas aux services où les livreurs de colis utilisent un véhicule soumis à l'obligation de tachygraphe et transportent des colis jusqu'à un maximum de 31,5 kg.

Le gouvernement flamand a opté pour une approche progressive, en mettant d'abord l'accent sur les secteurs présentant un risque accru d'abus ou utilisant intensivement des sous-traitants. Cela s'inscrit dans l'exigence du droit de l'Union selon laquelle les restrictions à la libre prestation de services doivent être proportionnées et nécessaires pour atteindre un objectif légitime. La liste des secteurs à risque sera évaluée tous les deux ans et ajustée si nécessaire.

Quels documents devez-vous collecter dans le cadre de l'obligation de diligence?

Si votre (sous-)traitant direct appartient à l'un des secteurs à risque, vous devez demander un certain nombre de documents pour chaque ressortissant de pays tiers avant le début des travaux. Les documents à collecter dépendent de la manière dont le ressortissant de pays tiers est occupé.

A. En cas de détachement depuis l'EEE ou la Suisse :

• un passeport valable (ou titre de voyage équivalent) ;
• une preuve de droit au séjour ou titre de séjour de plus de trois mois dans un État membre de l'EEE ou en Suisse ;
• une déclaration Limosa (sauf exemption) ; et
• une déclaration A1 (ou l'accusé de réception de la demande).

B. En cas de détachement depuis un pays tiers (hors EEE/Suisse) :

• un passeport valable (ou titre de voyage équivalent) ;
• une preuve de séjour légal en Belgique ou permis unique ;
• une preuve d'autorisation de travail valable ou carte professionnelle ; et
• une déclaration Limosa (sauf exemption).

C. En cas d'occupation par une entreprise belge :

• un passeport valable (ou titre de voyage équivalent) ;
• une preuve de séjour légal en Belgique ou permis unique ;
• une preuve d'autorisation de travail valable ou carte professionnelle ; et
• une déclaration Dimona.

Après réception de ces documents, vous devez appliquer la diligence appropriée et contrôler les pièces quant à leur authenticité et leur validité. Vérifiez donc certainement la date de validité et examinez si les documents ne sont pas manifestement falsifiés. Il s'agit d'une obligation de moyens.

Si vous constatez que certains documents manquent ou sont falsifiés, vous devez immédiatement demander à votre (sous-)traitant direct de fournir néanmoins les pièces correctes. Vous faites cela de préférence par écrit. Si cela est refusé, vous devez immédiatement informer l'Inspection sociale flamande via le guichet électronique de notification sur le site web du gouvernement flamand.

Combien de temps devez-vous conserver les documents ?

Il va de soi que vous devez tenir à la disposition des services d'inspection sociale tant la déclaration écrite que les documents que vous recevez dans le cadre de l'obligation de diligence.

Étant donné que les documents collectés contiennent des données à caractère personnel, le Règlement général sur la protection des données (RGPD) s'applique. Dans ce cadre, vous agissez en tant que responsable du traitement.

Vous devez conserver ces documents jusqu'à cinq ans après la fin de l'engagement du (sous-)traitant, avec un délai de conservation maximal de dix ans.

Période de tolérance de six mois

Le gouvernement flamand prévoit une période de tolérance de six mois après le 1er janvier 2026. Les services d'inspection sociale agiront de manière plus clémente pendant cette période en matière d'exécution, de sorte que les entreprises aient encore le temps jusqu'au 30 juin 2026 inclus pour s'adapter.

Attention : la connaissance préalable reste déterminante

Ceci est crucial. Même si vous possédez une déclaration écrite et avez satisfait à votre obligation de diligence, vous êtes néanmoins pénalement responsable si l'inspection sociale peut prouver que vous étiez au courant préalablement à l'infraction de l'occupation illégale par votre (sous-)traitant direct.

De plus, votre responsabilité s'étend au-delà de votre (sous-)traitant direct. Vous pouvez également être tenu pénalement responsable pour des infractions commises par des (sous-)traitants indirects (avec lesquels vous n'avez donc pas de relation contractuelle directe), lorsque l'inspection sociale démontre que vous étiez au courant préalablement à l'infraction de l'occupation illégale d'un ou plusieurs ressortissants de pays tiers.

Comme mentionné ci-dessus, la responsabilité pénale s'applique également au donneur d'ordre-personne physique qui fait appel à un entrepreneur exclusivement à des fins privées, s'il est démontré qu'il avait préalablement connaissance de l'occupation illégale.

L'inspection sociale peut démontrer cette connaissance préalable par tous les moyens de preuve possibles.

Recommandations pratiques

1. Demandez toujours une déclaration écrite

Quel que soit le secteur, vous devez toujours posséder une déclaration écrite de votre (sous-)traitant direct. Incluez cette déclaration dans le contrat d'entreprise ou faites signer une déclaration sur l'honneur distincte.

2. Mettez en place un système de documentation pour les secteurs à risque

Êtes-vous actif dans le secteur de la construction, du nettoyage, de la viande ou de la livraison de colis ? Assurez-vous de collecter systématiquement les documents requis avant les travaux, de les contrôler et de constituer un dossier complet par (sous-)traitant. Faites-vous éventuellement assister par un secrétariat social ou un avocat pour être certain d'avoir satisfait à votre obligation de diligence.

3. Adaptez vos contrats de (sous-)traitance

Incluez des garanties claires et des mécanismes de protection dans vos contrats de (sous-)traitance. Vous pouvez envisager les clauses suivantes :

• une obligation d'indemnisation : votre (sous-)traitant s'engage à vous indemniser pour tous les coûts, amendes et dommages résultant de la responsabilité en chaîne en raison d'infractions commises par lui.
• une obligation de coopération : votre (sous-)traitant s'engage à fournir les documents requis dans le délai fixé, à signaler immédiatement les changements dans son personnel et à accorder l'accès pour les contrôles.
• des droits de suspension : en cas de constatation d'occupation illégale ou de refus de fournir des documents, vous vous réservez le droit de suspendre (partiellement) les paiements et de refuser l'accès au chantier.
• une clause résolutoire : le contrat est résilié de plein droit en cas de constatation d'occupation illégale.
• une clause en chaîne : vous imposez à votre (sous-)traitant de stipuler les mêmes exigences dans le contrat avec son/ses propre(s) sous-traitant(s).

Conclusion

Le durcissement de la responsabilité en chaîne depuis le 1er janvier 2026 nécessite une approche proactive, en particulier dans les quatre secteurs à risque. Une simple déclaration écrite ne suffit plus. Vous devez mettre en place un système solide pour collecter, contrôler et conserver les documents de tous les ressortissants de pays tiers que votre (sous-)traitant direct occupe.

Bien qu'une période de tolérance de six mois s'applique, il est conseillé de prendre des mesures en temps utile pour protéger votre entreprise contre les poursuites pénales et les amendes.

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Joris Lopes

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