Peppol-facturatie: juridische risico's van automatisering én gebrek aan tijdig en correct factuurprotest

De Tijd waarschuwde op 10 januari al voor de risico’s van oplichting door het versturen van valse facturen via het Peppol-netwerk (Valse e-factuur versturen blijkt niet zo moeilijk: zo voorkomt u dat uw bedrijf slachtoffer wordt | De Tijd). Maar ook bij bonafide facturen is waakzaamheid geboden.

Het juridisch kader

Op 1 januari 2026 is elektronische facturatie via Peppol verplicht geworden voor B2B-transacties in België. Deze digitalisering brengt echter een juridisch risico met zich mee dat veel ondernemingen onderschatten: het gevaar van stilzwijgende aanvaarding door automatisering en het uitblijven van factuurprotest.

Artikel 8.11 van het Burgerlijk Wetboek bepaalt dat een factuur die niet binnen een redelijke termijn wordt betwist, geldt als bewijs tegen de onderneming. Bij niet-tijdig reageren wordt stilzwijgende aanvaarding vermoed, waarna de onderneming het vaak lastige bewijs moet leveren dat de factuur onterecht was. 

Een rechtbank kan bovendien, op basis van ditzelfde wetsartikel, de overlegging van de boekhouding bevelen, om na te gaan of een aankoopfactuur werd ingeschreven of niet.

Het gevaar van automatische verwerking

Het Peppol-netwerk biedt weliswaar een gestandaardiseerde "Invoice Response" functionaliteit aan, maar slechts weinig boekhoudsoftware ondersteunt deze functionaliteit volledig. Dit betekent dat ondernemingen niet kunnen vertrouwen op een geautomatiseerd protestmechanisme, terwijl ze tegelijk wel geconfronteerd worden met facturen die ofwel niet voor hen bestemd zijn ofwel die niet overeenstemmen met de geleverde diensten of goederen.

Daarnaast laat de software het de boekhouder toe om een inkomende Peppol-factuur automatisch te verwerken en in de boekhouding in te boeken, hetgeen door een rechter kan worden geïnterpreteerd als een impliciete aanvaarding van de factuur. 

Daar komt bij, zoals De Tijd ook vaststelde, dat het systeem kwetsbaar blijkt voor oplichting. Zwakke verificatie tijdens het registratieproces maakt het voor fraudeurs mogelijk om legitieme bedrijfsidentiteiten te claimen, zich met het btw-nummer van een bestaand bedrijf te registreren, om vervolgens in naam van dat bedrijf valse facturen te versturen. 

Wat moet een onderneming doen?

Ondanks de digitalisering blijven de traditionele juridische vereisten volledig van kracht.

Valse of onjuiste facturen moeten schriftelijk, gemotiveerd en binnen een redelijke (of contractueel overeengekomen) termijn worden geprotesteerd, met inachtneming van eventuele contractuele vormvereisten. Protest via aangetekende brief is sterk aanbevolen, omdat dit zowel verzending als ontvangst aantoonbaar maakt.

Daarnaast moet de interne controle versterkt worden. Heldere afspraken met de boekhouder kunnen voorkomen dat Peppol-facturen zonder validatie worden ingeboekt. Er moet een goedkeuringsflow zijn vóór de definitieve boekhoudkundige verwerking. 

Heeft u hieromtrent vragen, of wordt u geconfronteerd met valse of onjuiste facturen en heeft u hierbij juridische bijstand nodig, dan helpen wij u graag verder.
Aarzel dus niet om ons te contacteren. 

Jeroen Lison

#LegalDirect #ondernemers #Peppol #facturen #fraude